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Création d’un nouveau document ou enregistrement d’un document à l’arrivée

1 - 1 Cas d'une émission

1 - 2 Cas d'une réception

1 Création d’un nouveau document ou enregistrement d’un document à l’arrivée

Modèle : Cette liste permet de sélectionner le type de document à créer ou reçu

Affaire suivie par: Informations sur l'expéditeur

C’est une liste dynamique qui permet de sélectionner ou de créer un expéditeur

Rédac-Secrét. : Initiales des rédacteurs / secrétaires

Objet : Objet du courrier. Ce libellé figure dans le chrono pour permettre une recherche par objet

Réf.Client : Vous indiquez ici les " Références " qui figurent dans les documents reçus.

Adresse : Informations sur le destinataire ou sur l'émetteur.

C’est une liste qui permet par un double-clic sur le champ (Nom du destinataire) de faire apparaître la liste des destinataires ou émetteurs enregistrées dans la base.

En l’absence de contacts déjà référencés, vous pouvez renseigner les différents champs de ce contact (Adresse. Code postal, ville)

Lorsque vous lancerez le traitement de texte par la touche , « Courrier » vous proposera d’enregistrer ces informations dans la base de donnée des contacts (destinataires ou expéditeurs).

Courrier propose toujours d’enregistrer les modifications. Si celles-ci ne présente pas d’intérêt répondre non.

Une base des codes postaux est connectée à COURRIER, un double-clic sur le code postal ou la ville fait apparaître la liste des codes postaux mémorisés dans la base et permet d'accéder à la gestion des codes postaux.

Il est possible de rajouter ou de modifier des couples " Code postal / Ville " en particulier pour mettre à jour les codes postaux avec CEDEX en sélectionnant dans la liste " Gestion des codes postaux / villes " ou en tapant la touche < Entrée > après avoir mis le curseur de la souris sur le champ code postal ou sur le champ ville.

Titre / Prénom / Nom :

Informations sur la personne destinataire.

Un double-clic sur le Nom ou le Prénom fait apparaître la liste des personnes du destinataire sélectionné ou toutes les personnes enregistrées dans la base si aucun destinataire n’a été choisi.

 

Bouton

Cette action permet le lancement de la procédure de création automatique du document ou l'enregistrement du document reçu.

 

Cette création démarre Word avec un modèle de document souhaité et en y charge toutes les informations fournies précédemment (Destinataire, adresse, code postal, ville, etc…)

Les différentes informations sont inscrites sur le document et l'ébauche ainsi obtenue est enregistrée automatiquement avec un code Nom de fichier accepté par le système informatique.

Il vous reste à rédiger votre document puis à l'enregistrer sans vous préoccuper du nom à donner, celui ci ayant été fourni par le logiciel « Courrier »

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 1 - 1 Cas d'une émission

Dans le cas d'une émission, l'utilisation du bouton provoque l'ouverture dans le traitement de texte utilisé d'un nouveau document basé sur le modèle choisi et le remplissage des zones informées.

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 1 - 2 Cas d'une réception

Dans le cas d'un document reçu, cette action calcule un code permettant l'archivage des documents reçus de façon chronologique. La recherche pour consultation se fera à partir de la base chrono qui restitue ce code pour utilisation.

Le code nom de fichier est créé automatiquement à partir du nom du destinataire et de la date d'émission ou de réception et est stocké avec l'objet du document, son type et le nom du destinataire dans une base chronologique permettant de le retrouver très rapidement par tri.

Le module Scanner permet de numériser les documents en réception.

Le bouton Permet de sortir de la fenêtre de création

 

 

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       Copyright © 2019    ALLIANCE Automation     Dernière modification : 28 novembre 2019