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Indexation de documents

 

1 Généralité

2 Installation

3 Utilisation

4 Recherche dans le chrono

Généralité

Le logiciel Courrier permet maintenant d’indexer des documents existants. (A partir de la version 6203)

Ceci se fait en enregistrant dans la base chrono de Courrier les éléments concernant le document et sa position sur l’espace informatique.

Il n’est pas nécessaire de déplacer le document. Celui-ci peut faire partie d’un dossier et Courrier ne fait que créer un lien permettant de le retrouver facilement en utilisant la recherche du chrono courrier.

 

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2 Installation

L’installation de la fonction se fait en rajoutant le paramètre : GestionIndexation dans la zone DIVERS du fichier INI de configuration du logiciel.

[DIVERS]

GestionIndexation =-1

La valeur :

GestionIndexation =-1 pour activer la fonction

GestionIndexation = 0 ou pas de paramètre pour désactiver la fonction.

 

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3 - Utilisation de l’indexation de document

Sélectionner en mode Courrier le menu « Documents / Indexation d’un document »

Cette sélection ouvre la fenêtre Indexer un document existant

Cette fonction est la même que celle utilisée pour « Créer un nouveau document » ou pour « Enregistrer un document en réception ».

L’indexation accepte tous les formats de fichier du moment que votre environnement Windows et les logiciels installés le permettent.

Utilisation

è Choisir un modèle, cela permet d’indiquer le type du document indexer. (Lettre, Facture, Fax, etc.)

è Renseigner les divers champs « Objet », « Correspondants », « Date » (Date du jour par défaut)

è Sélectionner la personne effectuant l’indexation et dans la version hiérarchique, les droits d’accès. (Utilisateur par défaut)

è Sélectionner le sens du document, (Arrivée : fichier reçu, Départ : fichier créé et envoyé)

è Par le bouton , choisir le fichier à indexer

 

 

Le nom du fichier et son emplacement sont rappelés de façon compressée dans le haut de l’écran.

Une action sur le bouton va enregistrer ces informations dans le chrono de Courrier.

Une boite de dialogue confirme l’enregistrement :

Faites pour ne rien faire. 

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4 Recherche dans le chrono

La fonction de recherche est la même que pour tous les documents.

Ci après on voit le résultat et la présence de notre fichier indexé.

L’utilisation du bouton ouvre le document, ici un dessin

 

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       Copyright © 2019    ALLIANCE Automation     Dernière modification : 28 novembre 2019