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Utilisation des Mails dans COURRIER

 

Courrier dispose d’un module de synchronisation avec Microsoft Outlook (Version de Outlook fourni  avec la suite Microsoft Office)

1 Utilité de ce module de synchronisation

2 Pré requis du module de Synchronisation

Envoi d’un Mail

4 Réception d’un Mail

5 Fonctionnement de la synchronisation

Utilité de ce module de synchronisation

Simplicité :

La réception et l'émission des mails sont effectuées automatiquement par Outlook.

Cela permet la gestion des formats des messages et l'élimination des mails indésirables.

Un module indépendant connecté à Outlook et à Courrier va créer une synchronisation des mails reçus ou émis par Outlook.

 

Facilité de recherche :

En fait les mails sont enregistrés indépendamment sur le disque dur et un lien identique à celui des autres documents de Courrier est créé.

Toutes les fonctions de recherche dans le chrono de Courrier sont utilisables pour les mails.

De la même façon, l'émission d'un mail est faite à partir de Courrier comme pour un document Word. Le mail est stocké et gérer par Outlook. Un fois envoyé il est synchronisé dans Courrier et stocké sur le disque dur.

 Sécurité :

Après synchronisation, une copie des mails émis ou reçus reste dans la poubelle de Outlook.

Le fichier Outlook.pst peut être vidangé des mails reçus et émis et fera donc un volume normal. Sa perte de toute façon ne présente plus aucun caractère grave, les mails étant stocké dans un répertoire connu et leur lien étant référencés dans la base de Courrier, de plus ils sont individuels et la perte de l'un ne fait pas la perte de l'ensemble.

 Efficacité :

Le volume des mails et de la base Courrier est très inférieur à celui de la base Outlook.

Exemple sur la base ALLIANCE Automation 

è Cas de Courrier avec synchronisation des Mails

Nb de mails è 3316

KOct

MOct

Volume sur le disque

888 000

888

Base Courrier

864

0.86

Total

888 864

888.86

è Cas de Outlook

Volume du fichier Outlook.pst

1 053 521

1 053.5

En matière d’efficacité, une recherche dans une base de 0.86 MOct et plus rapide que dans une base de 1 053 MOct (Plus de 1000 fois plus grosse)

Fonction serveur de messagerie

En utilisation réseau de Courrier, chaque poste qui effectue une synchronisation stocke les mails au même endroit et argumente la même base de Chrono.

Courrier contient donc tous les mails du réseau et les présente à tous les utilisateurs.

Dans la version hiérarchique de Courrier, les utilisateurs ne voient que les mails qui leur sont destinés.

Ils peuvent ensuite modifier les paramètres du document pour le rendre Public.

 

Ce module de synchronisation effectue les taches suivantes :

è Commande automatique de de Outlook sans que celui-ci ne soit ouvert. (Appel au moteur de Outlook)

è Enregistrement automatique des différents Mails reçus ou Emis sur le disque dur dans un répertoire défini par Courrier.

è Création automatique d’un lien entre ces mails et la base des contacts et celle du chrono contenu dans Courrier.

La reconnaissance des contacts est effectuée par la recherche et l’identification du contact par son adresse Mail.

Si la fonction hiérarchique de Courrier est active, seul les destinataires des mails verront ceux-ci.

 

Pré requis du module de Synchronisation

Un certain nombre d’éléments sont indispensables au bon fonctionnement de la synchronisation.

è Microsoft Outlook doit être installé et fonctionnel sur le PC où va être utilisé la synchronisation.

è La paramétrage des fonctions de protection (FireWall, anti virus, anti spam, etc.) doit être effectué pour un fonctionnement normal. La synchronisation fait automatiquement ce que vous faites normalement manuellement.

La synchronisation ne remplace pas les fonctions de Outlook. En particulier, la reconnaissance des divers formats de Mail et la connexion sur les serveurs de messagerie reste du fonctionnement de Outlook.

è La présence de Courrier est indispensable sur chaque PC ou est installé le module de synchronisation. Celui-ci n’a pas d’intérêt sans Courrier et ne fonctionne pas sans Outlook.

Cependant, le module de synchronisation s’il est installé sur chaque PC de l’entreprise alimente la base de donnée de Courrier réalisant ainsi un serveur de messagerie à faible coût.

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Envoi d’un Mail

Choisir dans Courrier un modèle de document correspondant au Mail. Il est possible d’avoir plusieurs modèles de Mail

Procéder pour la suite comme pour un document Word.

L’adresse Mail prise en compte est celle de l’entreprise destinatrice si elle existe dans la base de contact ou celle du destinataire s’il est choisi et si l’adresse Mail existe.

  

Le modèle de Mail est ouvert et pré rempli automatiquement. (Adresse mail du destinataire, l’Objet)

Il est possible de rajouter d’autres destinataires avec les fonctions habituelles de Outlook. La fenêtre de message est une fenêtre de Outlook et comporte les mêmes caractéristiques que les fenêtres habituelles

(Ces caractéristiques dépendent des paramètres installés dans Outlook et sont modifiables par le menu Outils/Options de Outlook)

Lorsque que le mail est rédigé, il suffit de l’envoyer comme avec Outlook. Il est stocké dans la boite d’envoi et sera expédié à la prochaine synchronisation.

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Réception d’un Mail

Lors de la synchronisation, l’envoi et la réception des mails est faite automatiquement.

Les mails reçus sont stockés dans le dossier « Boite de réception ».

Les mails envoyés sont stockés dans le dossier « Eléments envoyés »

Selon les paramètres de Outlook, les mails indésirables sont stockés dans le dossier « Courrier indésirable »

A la fin de la synchronisation, les dossiers « Boite de réception » et « Eléments envoyés » sont traités.

Les différentes informations concernant les mails sont enregistrées dans la base de Courrier et les mails eux-mêmes sont stockés sur le disque dur dans le répertoire défini dans Courrier dans le caractéristique du modèle.

Ce fonctionnement est parfaitement identique à celui de la création d’un document Word.

La seule différence est que le mail n’est présent dans Courrier que s’il a été reçu ou envoyé. Les mails qui sont stockés dans le brouillon de Outlook ne sont pas référencés dans Courrier.

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Fonctionnement de la synchronisation.

==> Une synchronisation se fait en double cliquant sur l’icône du module de synchronisation.

 

 ==> Ou à partir de Courrier. Pour cela faire menu « Fichier / Synchronisation des mails »

 

Il est possible aussi de réaliser des synchronisations automatiques en utilisant le gestionnaire de tache de Windows (Voir Utilisation des taches planifiées dans Windows)

 

 

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       Copyright © 2019    ALLIANCE Automation     Dernière modification : 28 novembre 2019